Деловое письмо по-английски
В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные.
Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.
Главное правило – помните, в английском деловом мире приняты стандартные обороты речи и более вежливое обращение, чем это принято в русском языке.
Деловое письмо по-английски может носить как formal (официальный), так и semi-formal (полуофициальный) характер. В первую очередь это может быть выражено в обращении:
Dear Mr Jones — formal
Dear Jack – semi-formal
Обращение «Hi, Jack» возможно только в неформальной переписке, использовать его в деловом письме – дурной тон.
После обращения можно поставить точку или опустить знак препинания вовсе. Если получатель вашего письма женщина, используйте обращение «Ms» — это нейтральное обращение, без привязки и к семейному положению.
Если вы не знаете имени и фамилии того, к кому обращаетесь, используйте обращение «Dear Sir or Madam».
Начать письмо нужно с самого главного, то есть с причины, по которой вы пишете. В этом вам помогут следующие выражения:
Thank you for your e-mail/letter/message – Благодарим за Ваше письмо (обращение).
Further to our telephone talk/our meeting– В дополнение к нашему телефонному разговору/ нашей встрече.
I would like to inform you that… – Я бы хотел уведомить Вас, что…
In response to your request – Отвечая на ваш запрос.
В английской деловой переписке принято использовать условное наклонение и модальные глаголы. Например:
We would like to inquire after – мы бы хотели справиться о…
I would be greatfull if you could… – Я буду Вам благодарен, если Вы могли бы…
Could you please – Могли бы вы…
Используйте эти фразы, чтобы сформулировать запрос или просьбу.
Если вы прилагаете к письму какие-либо вложения (файлы) не забудьте упомянуть о них в тексте письма:
We enclose the following documents — Прилагаем следующие документы.
Attached you will find – В приложении Вы найдете.
The above documents you could find in attachments – вышеупомянутые документы вы найдете в приложениях.
В завершении письма не лишним будет уверить получателя вашего письма, что он может обратиться к вам за разъяснениями:
Do not hesitate to contact us if you have any questions – Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы.
Если ваше письмо содержит просьбу, не забудьте о коронной фразе:
Thank you in advance – Благодарим заранее.
Если ваше письмо требует ответа, в конце напишите:
We are looking forward to hearing from you soon – С нетерпением ждем вашего ответа.
Деловое письмо обязательно должно содержать подпись, форма которой, как и в случае с приветствием, зависит от того, насколько официальный характер носит письмо и знаком ли вам адресат.
Чаще всего в английском деловом письме используется фраза «Искренне Ваш», которая может быть написана в двух вариантах:
Faithfully yours – в случае, если адресат вам незнаком.
Sincerely yours – в случае, когда вы обращаетесь к получателю по имени.
Также подпись может носить нейтральный характер:
Kind/ Best regards – С уважением/ С наилучшими пожеланиями.
Взяв на заметку эти несложные фразы, вы справитесь с любой деловой корреспонденцией на английском языке без каких-либо трудностей. И не забывайте – краткость сестра таланта, или, как говорят англичане «Keep It Short and Simple».